PEC, cos’è e come funziona la Posta Elettronica Certificata

Obbligatoria per aziende, pubbliche amministrazioni e per i professionisti, la posta elettronica certificata o PEC è un’ottima alternativa alla classica raccomandata A/R (con ricevuta di ritorno) in formato cartaceo. Sta diventando un servizio indispensabile anche per i privati cittadini.

Ad oggi, la PEC viene riconosciuta come il metodo più idoneo, veloce, sicuro ed economico per inviare qualsiasi tipo di comunicazione importante al destinatario.

Entrata in vigore nel lontano 2005 da un decreto del Presidente della Repubblica, la Posta Elettronica Certificata o PEC va a sostituire la raccomandata postale con ricevuta di ritorno, offrendo un servizio che garantisce a qualsiasi cittadino un valore legale alle comunicazioni via e-mail. Ad oggi, la posta certificata conta oltre 11 milioni di caselle attive in tutta Italia.

Divenuta obbligatoria nel 2013 per le aziende e per le imprese individuali, la Posta Elettronica Certificata (PEC) è obbligatoria anche per i liberi professionisti che necessitano dell’iscrizione a un collegio o un ordine.

PEC come funziona

La Posta Elettronica Certificata oltre ad inviare e ricevere come un’e-mail tradizionale offre anche un servizio giuridico legale dell’identità del mittente, come quello della data, l’ora di invio e ricezione del suo contenuto, ed una volta inviata, il mittente viene avvisato con la conferma di avvenuta consegna.

Inoltre, la PEC viene utilizzata per accedere ai servizi online come INPS, Poste Italiane, per l’iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle Pubbliche Amministrazioni, per scambi di dati finanziari, comunicazioni per le disdette e per l’Agenzia delle Entrate.

Documentazione della consegna

Una volta inviato un messaggio, il contenuto viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella “busta di trasporto” nonché il messaggio originale inviato dal mittente di posta elettronica certificata. Completata la consegna, il provider del destinatario invierà al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio e-mail firmato dal gestore che attesta:

• la consegna
• la data e l’ora di consegna
• il contenuto consegnato

Come aprire una casella PEC

Oltre ad inviare e-mail istantanee e sicure, uno dei maggiori vantaggi della PEC per le aziende è il risparmio di tempo e denaro rispetto alla classica raccomandata A/R cartacea spedita dalle Poste. Naturalmente i costi dipendono dal Provider scelto e dallo spazio che offre. Per aprire una PEC è semplicissimo e ci vogliono pochi minuti, basta seguire questi passaggi:

• Individuare il gestore adatto alle proprie esigenze
• Inviare la richiesta di attivazione nel quale vanno inseriti i dati anagrafici o giuridici con relativo consenso al trattamento (compilare un form o inviare un fax).
• Scegliere l’indirizzo di posta semplice da ricordare poiché non potrà essere più cambiato
• Scegliere il Piano perfetto alle proprie esigenze ed effettuare il pagamento dello spazio richiesto
• Configurare la casella scegliendo username e password

Aprire una casella PEC è semplicissimo, oltre ad essere obbligatorio per le imprese e per le Pubbliche Amministrazioni, può risultare conveniente anche per i privati.

Quanto costa un servizio PEC

C’è un prezzo per tutto nella vita, anche quello che ricevi gratuitamente è già stato pagato da qualcuno. Infatti, alcune aziende forniscono ai clienti un periodo di prova gratuito per usufruire di tale servizio, dopodiché, finito il periodo di prova il cliente deciderà se continuare ad utilizzare questo servizio pagando una quota annuale.

Di seguito un elenco di alcuni Provider della PEC e dei loro costi:

Aruba PEC

Aruba è il servizio più diffuso tra i clienti privati dove offre diversi vantaggi a costi economici.

• Offre 1 GB di spazio per 5 euro più IVA l’anno, successivamente 6 euro più IVA.
• A partire da 25 euro più IVA per avere 2 GB di spazio e 3 GB di archivio.
• Da 40 euro più IVA per 2 GB di spazio e 8 GB di archivio.

Inoltre, si aggiungono 5 euro all’anno per una PEC su dominio pre-esistente

PEC di Postecert – Poste Italiane

Con la PEC Postecert invii comunicazioni e documenti tramite posta elettronica in totale sicurezza e con valore legale. Rispetto ai privati, per chi ha bisogno di un account business, l’azienda ha a disposizione ben 5 caselle di Posta Elettronica Certificata, ognuna da 1GB e con un limite massimo di 200 e-mail al giorno.

• Per i privati il costo è di 5,50 euro più IVA con 100 MB di spazio ed un massimo 200 invii al giorno.
• Il piano business include 5 caselle PEC con 1 GB e 200 invii, il costo può variare.
• Durata della casella selezionabile 1 – 2 o 3 anni.
• Dominio @postecert.it, acquistabile soltanto online.

LiberoPEC

Disponibile sia per Privati che per Professionisti, la PEC di Libero mette a disposizione diversi Piani di abbonamento a seconda delle proprie esigenze. Per chi cerca qualcosa di più economico, l’azienda offre il Piano Family PEC a soli 9,90 euro all’anno + IVA compresa offrendo 1GB di memoria oppure il Piano PEC Unlimited con un costo di 25 euro all’anno + IVA dove offre uno spazio illimitato.

• Per privati, il costo è di 14,90 euro più IVA con 1 GB di spazio.
• Per le aziende il costo è di 25 euro più IVA con spazio di memoria illimitato.

Register.it

Register.it consente di attivare il servizio di Posta Elettronica Certificata a costo zero per un periodo gratuito di soli 6 mesi, successivamente il piano costerà di 38,85 euro + IVA. Oltre all’acquisto dei domini, è possibile avere il servizio di fatturazione elettronica e creare uno store online.

• Il Piano AGILE offre una prova gratuita di sei mesi, successivamente avrà un costo 38,85 euro all’anno più IVA con 2 GB di spazio ed include il servizio di notifica via sms, protezione Antivirus/Antispam e archivio di sicurezza.
• Il Piano UNICA ha un costo annuo di 45,25 euro più IVA con 3 o 5GB di spazio ed include i servizi attivabile sul dominio personale, notifica via sms, protezione Antivirus/Antispam e archivio di sicurezza.

Legal Mail di Infocert

Provider n.1 in Europa, la PEC di Infocert prevede un costo di fascia medio-alta a seconda delle proprie esigenze sia Privati che Professionisti. La PEC Personale è una casella certificata, rispetta elevati standard in termini di sicurezza e funzionalità ed ha un costo di 7,20 euro annuo + IVA dove prevede 1GB di spazio e 5 invii certificati inclusi ogni anno.

• PEC Personal prevede un costo di 5,90 euro il primo anno più IVA, successivamente 7,20. Attivabile in pochi minuti, nel piano include 1GB di spazio casella, 5 invii certificati inclusi ogni anno e un elevato standard di sicurezza.
• PEC Silver è riservata ad imprese e professionisti con un periodo di prova gratuito per i primi 6 mesi e successivamente 36,48 euro all’anno più IVA. Nel Piano include 2GB di spazio casella, 6GB di archivio di sicurezza, Notifica SMS, App per iOS o Android, massimo 50 invii, fatture B2B e gestione ordini NSO.
• PEC Bronze il primo anno ha un costo di 18,90 euro più IVA, successivamente 23,06 più IVA. Nel Piano include 5GB di spazio e 3GB archivio di sicurezza con notifiche via sms.
• PEC Gold il primo anno ha un costo di 49,00 euro più IVA, successivamente 59,78 euro più IVA. Il Piano include 5GB di Spazio Inbox e 13GB di archivio di sicurezza e servizi come Phishing e Password Protection, invii Massivi inclusi all’attivazione, fatture B2B e gestione ordini NSO.

Serverplan

L’ultima opzione di Posta Elettronica Certificata è il servizio fornito da Serverplan. Offre agli utenti una PEC con 1GB di memoria al costo di 9 euro all’anno + IVA. È possibile accedere sia tramite i client come Gmail o Outlook, ma anche tramite webmail da dispositivo mobile o PC.

• PEC Standard da 9 euro all’anno più IVA, offre 1 GB di spazio, Webmail ottimizzata per mobile e Invia e ricevi anche e-mail non PEC.
• PEC Top da 30 euro all’anno più IVA, offre 2 GB di spazio, Webmail ottimizzata per mobile e Invia e ricevi anche e-mail non PEC.
• PEC Premium da 29 euro all’anno più IVA, offre 5 GB di spazio, Webmail ottimizzata per mobile e Invia e ricevi anche e-mail non PEC.
• Dominio Certificato da 25 euro all’anno più IVA, offre Dominio o sottodominio certificato, Webmail ottimizzata per mobile e Invia e ricevi anche e-mail non PEC.

A partire dal 2024, tutte le caselle di Poste Elettronica Certificata verranno sostituite obbligatoriamente dallo standard europeo Registered Electronic Mail (REM) che prevede l’autenticazione a due fattori e la certificazione dell’identità del mittente e del destinatario attraverso lo SPID o carta d’identità elettronica.

Posta Elettronica Certificata Falsa, come riconoscerle

Purtroppo, anche la Posta Elettronica Certificata (PEC) come per le classiche e-mail tradizionali vengono prese di mira dai criminali informatici inviando e-mail phishing con l’intento di ingannare l’utente rubandogli qualsiasi dato personale.

Il criminale informatico invia un’e-mail con al suo interno un link che rimanda ad una piattaforma legittima e identica ad un istituto finanziario, aziendale o istituzionale in maniera random oppure ad un utente preso di mira già da tempo. Una volta aperta l’e-mail, comparirà una pagina legittima dove verrà chiesto di inserire i propri dati personali per aggiornare la banca dati o per effettuare l’accesso ad un istituto. Dopodiché, i dati inseriti della vittima verranno inviati ai criminali con il quale avranno accesso a tutte le informazioni necessarie. In altre occasioni, l’utente può ricevere anche un file infetto spacciato come una fattura o un documento importante.

Cosa fare per difendersi

Nessun Istituto Finanziario e nessuna azienda chiede tramite e-mail di cambiare i propri dati personali inviando un link o un file sospetto. Diffidate da queste e-mail. Inoltre, ecco qualche consiglio per non abboccare a queste e-mail false:

• Aggiornare frequentemente i sistemi operativi dei dispositivi utilizzati.
• Evitare di memorizzare le password di accesso alla PEC sui dispositivi.
• Impostare una password sicura e forte e cambiarla frequentemente.
• Verificare l’indirizzo PEC del mittente.
• Non scaricare file sospetti con estensioni tipo .exe. o di Office.
• Sospettate di e-mail che provengono da siti istituzionali che chiedono di aggiornare dati personali.