Gestire il mandato professionale con un software migliora onboarding clienti, riduce errori, aiuta a prevenire contestazioni e garantisce maggiore efficienza.
Negli studi professionali strutturati capita spesso lo scenario in cui si parte con una nuova pratica e si acquisisce il cliente ma il mandato professionale spesso tarda ad arrivare.
Non si tratta solo di apporre una firma e il fatto che il documento non sia pronto può costare caro, soprattutto quando arriva una contestazione sulla parcella o su ciò che è stato pattuito.
Cos’è un mandato e perché serve
La lettera d’incarico del commercialista è, a tutti gli effetti, il contratto che definisce le prestazioni, le responsabilità, i compensi, le modalità di recesso. Oltre a essere il primo contatto formale con il nuovo cliente è una tutela legale; eppure, in molti studi viene trattato quasi come un adempimento accessorio.
Occuparsi del documento con l’aiuto di un software per gestire il mandato professionale va oltre la digitalizzazione della firma; si riesce infatti a strutturare l’intero flusso dalla generazione al rinnovo e all’archiviazione.
Un software lavora fondamentalmente su 3 fasi:
- Creazione del documento: con template preimpostati, compilazione guidata dei dati e personalizzazione per tipologia di incarico;
- Firma e raccolta del consenso. Il sistema elettronico integrato aggiunge poi un invio tramite mail o portale e gestisce la tracciabilità delle azioni;
- Archiviazione e monitoraggio. Con scadenze visibili e uno storico delle versioni si occupa anche di questo aspetto.
Il problema della perdita di tempo
Uno studio professionale medio gestisce decine, a volte centinaia di mandati l’anno. Rinnovi, variazioni di scope, nuovi clienti, cessazioni. Con un processo manuale, ogni passaggio si moltiplica per il numero di pratiche.
La segreteria stampa, il titolare o il collaboratore firma, il cliente firma (quando lo si riesce a far venire in studio o quando risponde alla mail con il documento allegato), poi qualcuno deve scannerizzare e salvare. Se qualcosa cambia nel rapporto (una nuova attività, una modifica alle condizioni) si riparte da capo.
Il tempo perso riesce ad essere tanto operativo quanto cognitivo ed è un vero spreco per un professionista e il suo team.
Onboarding del cliente
Acquisire un nuovo cliente è un momento delicato. C’è una componente relazionale, ma anche una operativa che spesso viene gestita male.
Chi si affida deve capire cosa firma, deve fornire i propri dati, deve ricevere copia del documento. Se tutto questo avviene via mail con allegati in PDF non firmati, moduli Word da stampare e rispedire, messaggi su WhatsApp per confermare l’indirizzo di residenza: si crea una percezione di disorganizzazione.
Un sistema di onboarding di clienti ben strutturato risolve questo: il cliente riceve un link, compila quello che serve, firma digitalmente e ottiene la copia. Lo studio vede in tempo reale a che punto è il processo. L’immagine professionale ne giova tantissimo.
Ridurre problemi di contestazione
Un altro vantaggio effettivo è quello di ridurre problemi relativi ai pagamenti delle parcelle; il fatto che il contratto risulti dettagliato e firmato in modo chiaro mette al riparo da possibili controversie tutelando ambe le parti.
Insomma, gestire il mandato professionale con un software modernizza ma offre soprattutto numerosi vantaggi che possono fare la differenza nel tempo.
